Design Ops y Design System: Colaboración y Sinergia

TL;DR

El artículo explora la colaboración entre Design Ops y Design Systems, resaltando su impacto en la mejora del diseño y la eficacia del proceso creativo. Define un Design System como un lenguaje común para la colaboración. Se detallan iniciativas nacidas desde Design Systems que escalan a Design Ops, incluyendo Content Design, Low-Fi Design System, Design Critiques, Herramientas, Organización, Documentación, Accesibilidad y Deuda Técnica. Estas iniciativas, al consolidarse, mejoran procesos y calidad de productos, mostrando que Design Ops no necesariamente surge de Design Systems, pero impulsar iniciativas desde este último facilita una progresiva escalada, mejorando flujos de trabajo, eficiencia y calidad en equipos de diseño.

Abordar la relación entre Design Ops y Design Systems implica explorar el engranaje que impulsa la eficiencia en el diseño. Este artículo cuenta cómo estas disciplinas colaboran y examina cómo esta sinergia mejora la calidad del diseño y la eficacia del proceso creativo, revelando el impacto conjunto de estas prácticas en la creación de mejores productos.

Para entender la relación entre Design Ops y Design Systems, es esencial contar con una definición clara, según Juan Pablo Imbrogno: “Un Design System no es una guía de estilos que busca consistencia, sino más bien un sistema de lenguaje común que fomenta la colaboración entre diferentes áreas de una organización”.

En otras palabras, el Design System ayuda a definir procesos y proporcionar herramientas a los usuarios involucrados en la construcción del producto. Mientras que Design Ops optimiza y gestiona procesos de colaboración, eficiencia y calidad en los equipos de diseño, enfocándose en la estandarización de procesos, flujos de trabajo y herramientas.

Dependiendo del tipo, tamaño y filosofía de la organización, el Design System puede operar como un pilar dentro del área de Design Ops o como un equipo independiente, si bien esto tiene diferentes implicaciones, es importante saber que en muchos casos, y principalmente en compañías que están en proceso de crecimiento o que tienen equipos de diseño jóvenes, el Design System es la primera aproximación para crear un área que se encargue de toda la operación de diseño.

Dicho esto, a continuación se listan algunas de las iniciativas que por lo general nacen desde el equipo de Design System y posteriormente pueden escalar hacia la implementación de un área de Design Ops en una organización.

1. Content Design

En algunos sistemas de diseño en etapa temprana se incluye lo relacionado con el Content Design, sin embargo, esta aproximación suele ser tímida y no comprende mucho más que las definiciones básicas de voz, tono y gramática.

Es ahí donde esta implementación inicial de Content Design puede ser el punto de partida para incluir Content Ops en la organización como parte de una evolución estratégica que permita administrar y definir mejores procesos de creación, auditoría y administración del contenido.

2. Low-Fi Design System

Otra iniciativa que nace desde el equipo del sistema de diseño es crear herramientas que permitan trabajar de manera más efectiva los prototipos de baja fidelidad, incluyendo librerías de componentes que mejoran el flujo de trabajo en etapas tempranas de exploración como el bocetado o el wireframing.

Una forma práctica de escalar esta iniciativa es generar un sistema de componentes de baja fidelidad centralizado en una herramienta menos especializada (FigJam, Miro, entre otras), que puedan usar no solo los diseñadores de interfaces sino también todas las personas involucradas en los procesos de definición de flujos de usuarios, ideación, contenido y descubrimiento.

3. Design Critiques

Las Design Critiques son revisiones estructuradas y reflexivas de un diseño o flujo específico, es un espacio seguro donde se espera obtener retroalimentación para mejorar y enfocar mejor los resultados.

Desde un enfoque de Design Ops podemos implementar nuevos espacios de Critiques que involucren diferentes momentos de la propuesta de diseño, como Wireframes o definición de problemas de negocio o producto, esto incentiva la cultura de la retroalimentación, de la construcción colectiva y la mejora continua.

4. Herramientas

Por lo general, cuando existe un equipo único de diseño, se tienen muy claras las herramientas que se usan, quien las usa y se extiende su uso en todo el equipo, así mismo se definen los procesos en los que cada herramienta es útil.

A medida que un equipo escala y se involucran nuevos procesos de diseño en la organización, es importante realizar auditoría de estas herramientas, estandarizar el uso, permisos, procesos, e incluir las herramientas que van entrando a hacer parte del stack, como las de contenido, gestión y documentación.

5. Organización y Handoff

Cuanto se piensa en construir un Design System se piensa en cómo organizarlo y gestionarlo de la mejor manera para que esté sea útil y mantenible. Los sistemas de diseño son productos destinados a vivir en constante iteración, por esta razón es importante implementar estrategias de Design Ops que permitan una mejor escalabilidad de estos.

Con base en los lineamientos creados desde diseño, se puede investigar cuál es la mejor forma de mejorar la organización del Design System y desde un enfoque externo entender las necesidades de los diseñadores y desarrolladores que lo usan a diario. Como resultado de esta investigación se puede extender documentación de cómo organizar, definir reglas claras de gestión, versionamiento y handoff, impactando directamente en la calidad y efectividad de los equipos de diseño y desarrollo.

6. Documentación

La documentación como eje fundamental de un Design System depende muchas veces de las decisiones que toman los diseñadores al momento de crear los componentes, sin embargo, en los diferentes equipos se pueden generar diferentes maneras de documentar, desde UX pueden tener protocolos de documentación diferentes, así mismo desde el área de contenido.

Por esta razón, desde Design Ops se puede llevar a cabo la iniciativa de tomar lo mejor de cada una de las áreas, establecer una cultura global de documentación y estandarizar los procesos, para que así, a medida que el equipo crece, el conocimiento no se diluya y exista consistencia en cómo se documentan todos los procesos de diseño en la organización.

7. Accesibilidad

Sabemos que la accesibilidad de parte primordial de la creación de productos digitales, una iniciativa que se desprende desde el equipo de diseño es crear los principios de diseño enfocados en cómo se comportan los elementos en los componentes e interfaces.

Desde un enfoque de Design Ops, estos principios se pueden extender a otras áreas, como contenido y UX, que permitan definir principios de diseño y accesibilidad globales, que impacten y se alineen con la visión y los valores de la compañía, permitiendo a todos los involucrados en la construcción del producto entender el alcance y relevancia de la accesibilidad en los productos que se entregan.

8. Deuda técnica

Muchas veces se piensa que la deuda técnica es un tema puramente de ingeniería y desarrollo; sin embargo, los equipos de Design Systems tienen mapeados los vacíos que existen en cuando a cobertura y gestión del sistema.

Para escalar la gestión de la deuda técnica desde el enfoque de operaciones, se puede tomar como punto de partida la deuda técnica existente en Design Systems y empezar a documentar la deuda existente en otras áreas como vacíos en reglas de contenido, prioridades de UX, con el fin de alinear las prioridades y tener un panorama más amplio del estado y la madurez de los equipos de diseño.

¿Entonces Design Ops nace desde Design Systems?

No necesariamente, puede haber organizaciones que tengan la capacidad de crear un equipo independiente para Design Systems y para Design Ops; sin embargo, si se quiere escalar de manera progresiva teniendo un mejor entendimiento de cómo está funcionando el equipo de diseño, los procesos, las integraciones, si sería lo mejor impulsar iniciativas desde Design System para abrir la puerta a que los procesos escalen, y así el Design Ops pueda estar más alineado a la realidad del equipo o equipos de diseño actuales.

Cuando estas iniciativas se consolidan en procesos de diseño transversales, impactan de manera directa al producto y a los equipos circundantes, mejorando directamente el mantenimiento de estos, la eficiencia de los procesos y la calidad de los entregables.

Este artículo está basado en la charla “DesignOps y Design System: ¿El huevo o la gallina?”, de Juan Pablo Imbrogno, dictada en el marco de la conferencia DesignOps LATAM 2023.